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【仕事効率化】教員におすすめiPad活用術!

iPad業務効率化

学校の業務は多岐にわたり、書類の数も膨大です。
いかに効率的に仕事をこなすかが残業を減らす大きな鍵になります。

今回はiPadを使った業務の効率化を図るための方法をご紹介します。

こんな人に読んで欲しい

iPadを持っているけどうまく使いこなせていない
iPadが欲しいけどどんな使い方ができるかわからない
残業を減らすために仕事を効率化したい

手書きアプリを活用する!

現在販売されているiPadはすべてApplePencilに対応しています。
iPadはApplePencilを使うことで、その真髄を発揮します。
まだApplePencilをお持ちでない方は要検討です!!

私は手書きアプリを以下のようなことに使っています。

手書きアプリ活用例

デジタル教務必携
授業計画の作成
デジタル教科書の代わり
会議資料の整理
研修や会議のメモ
部活動の記録

デジタル教務必携

デジタル教務必携とはどういうものなのかというと、(私が勝手に呼んでいるだけなのですが)週予定や授業での生徒の評価を記録するためのPDFを手書きアプリ(Goodnotes 5)に取り込んで使うものです。

週予定は正確には表計算ソフト(Excel)と併用しています。
以下の自作PDFにExcelで作成した週予定のスクリーンショットを貼り付けて使っています。
週予定この教務必携ノートには年間行事予定表をPDFにしたものや時間割なども取り込んでいます。先生方が普段使っている紙の教務必携をそのままデジタルにしたようなイメージです。ここに細かな予定やメモを手書きでしていきます。
ですが、時数計算はExcel任せというアナログとデジタルのいいとこ取りです。

ちなみに生徒の評価を記録するための名簿PDFは以下のようになっています。
名簿1
この名簿の名前をタップすると以下のような個人調査票へとジャンプできるようになっています。
名簿2個人情報の塊ですね。取り扱い要注意です。iPadも持ち出し厳禁です。ネット接続もダメですね。実際はほとんど使っていませんが・・・

授業計画の作成

教材研究、授業計画もGoodnotes5で行っています。

ただのノートでもできるのですが、板書計画や時間配分なども記録したいので自作PDFで管理しています。
授業計画用PDF

デジタル教科書の代わり

Goodnotes 5に教科書のPDFデータを取り込むことで、デジタル教科書にも早代わりします。

写真の貼り付け、書き込みができるので視覚的に捉えやすくすることができます。

Goodnotes5-2

 

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会議資料の整理

学校現場では、いまだに大量の紙媒体資料が配られます。引き出しの中は職員会議の資料でパンパンです。。

これらの資料は整理するだけでも一苦労です。さらに、いざ 必要な資料を探そうとなると膨大な資料の中から探し出さなくてはなりません。本当に時間の無駄です。

また、行事の時などには職員会議の資料が必要となり、持ち出すということも出てきます。

そこで、私は全ての資料をスキャナーでPDF化し、iPadの手書きアプリに取り込んでいます。そうすることで資料に書き込みもできる上に、重要なところにはブックマークしておくことで素早くアクセスできるようになります。

持ち歩く際にもiPad一つだけあればいいので、資料を探し出してバインダーにはさむ必要がありません。

メモ・記録

最後にメモや記録としての活用法ですが、朝の打ち合わせや学年会などの内容は先ほどの教務必携(週予定)にメモしています。

会議のメモは読み込んだ会議資料に書き込みしています。

部活の記録など、大量に書くことがある場合は新しいノートを作成して使用しています。

おすすめ手書きアプリ「Goodnotes 5」

手書きアプリといっても、たくさんの種類があるので迷ってしまいますよね。
そこで私のおすすめのアプリを一つご紹介します。すでにアプリ名は出ていますが

有料アプリランキングで常に上位にいる「Goodnotes 5」です。

私自身、様々な手書きアプリを使ってきましたが、このGoodnotes 5は書き心地、UIともにとても優秀です。

ノートはフォルダごとにまとめることができます。
goodnotes1

ノートの表紙も豊富です。
goodnotes2

罫線の種類も豊富。
goodnotes3

最後のページを左にスワイプすると同じ背景のページが追加されます。
さらに、右上の+ボタンから違う種類のページを追加することや、書類をスキャンして追加することも可能。スキャンした書類にも手書きが可能です。
goodnotes4

ノートには画像も追加でき、サイズ変更やトリミング、画像上に書き込みもできます。
Goodnotes5-2

教材プリント・学級通信を作成する

iPadにはApple純正のテキストエディタであるPagesというソフトがあります。
もし消してしまった方はAppStoreから無料でダウンロードできます。

こういったアプリを使用することで教材作成や、学級通信の作成もiPadでできてしまいます。Bluetoothのキーボードなどがあるとより作成が捗りますね。

そして、作成したものはPDFに出力することができるので、PDFをUSBに保存して印刷することができます。AirPrint対応プリンターがあれば無線でそのまま印刷可能。

今まではiPadからUSBメモリに保存するには専用のUSBメモリとアプリが必要でした。
しかし、iPadOSが配信されたことにより iPadのLightningポートもしくはUSB-Cポートにさすことができれば純正の「ファイル」というアプリでUSBメモリーにデータを移すことができるようになりました。やはり専用のアダプターは必要ですね。

また、iCloudを使うことで自宅のパソコン(WindowsでもiCloudは使用可能)へ作業を引き継ぐこともできます。教材プリントや学級通信であれば個人情報は含まれないと思いますので、続きは家でやろうということが可能です。

ちなみにWordなどのOffice系ソフトも使用することができます。10インチ以上のタブレットでは有料となってしまう上に、PC版と比べるとやや機能の制限があります。

予定を管理する

手帳や教務必携に各予定を記入している人が多いと思いますが、私は予定の管理、タスクの管理もすべてiPad(iPhone、AppleWatch)で行っています。

予定管理念のためモザイクをかけさせていただきますが、このように行事予定、時間割をカレンダーアプリに記入しています。

この内容は全てのデバイスと共有しているのでiPhoneでも確認することができます。

アプリで予定管理をすることのメリットとしては、通知を受け取ることができる点です。
会議の時間5分前に通知が来たり、提出期限の前日に通知が来たりすることで忘れずに仕事をこなすことができます。

学校業務は多様で細かいため、細かいタスクに関しては純正のリマインダーアプリを使っています。
「学校関係」というリストを作り、その中にToDoリストを作っていきます。
リマインダー「学校関係」こうすることで細かなタスクも漏れなくこなすことができます。

もし、学年内にも同じようにアプリで予定を管理したいという先生がいる場合には、カレンダーやリマインダーを共有することもできます。

カレンダー・リマインダー共有方法
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しかし、いつもスマホやタブレットを見ながら仕事をするわけにはいきません。
そこで、オススメしたいのがスマートウォッチです。
スマホに届く通知を手首でサッと確認することができます。
スマホも持ち歩けない環境の方はAppleWatchのセルラーモデルのように単体でも通信可能なスマートウォッチがオススメです。

まとめ

iPadやiPhoneは単なるメディア消費用端末ではなく、仕事を効率化させることもできます。
様々なアプリや他のデバイスとの組み合わせによっては、数え切れないほどの可能性があると思っています。

今回ご紹介した方法は、現在私が実践していることというだけです。この他にももっと素晴らしい活用法はたくさんあると思います。
こんな方法もあるよ!という方はぜひ勉強させてください!

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