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Education

教師のためのデジタルスケジュール管理術

教師のデジタルスケジュール管理術

学級経営、校内分掌、部活動、PTAなどの様々な仕事の同時進行を求められる先生方へ

それぞれの仕事を期限内に忘れることなく 確実に行う方法をお伝えしたいと思います。

学校・教育委員会等によってBYOD(個人持ちのデバイスの使用)を禁止している場合があります。購入・使用前に、確認をお願いします。

また、個人情報の取り扱いには十分注意してください。

デジタル管理のメリット・デメリット

デジタルのメリット・デメリットは以下のような感じだと思います。

メリット

事前通知ができる
スペースに限りがない
複数デバイスで閲覧編集できる
共有やバックアップができる
予定変更や繰り返しできる

デメリット

環境に左右される
データ消失や流失の危険
記憶に残りにくいので通知頼り
形式が決まっている

以下、デジタル管理のメリットについて説明していきます。

事前通知ができる

PhoneNotification1番のメリットは、事前通知ができることです。

手帳に記入しても、確認を怠れば意味がありません。

しかし、デジタル管理であればスマホ、タブレット、スマートウォッチ等のデバイスに通知を送ることができます。

通知のタイミングも1日前、5分前など細かく複数回にも設定できるので、見逃しません。

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スペースに限りがない

手帳だと、どうしてもスペースに限りがあり、予定が立て込んでいる日は見にくくなり、書ききれないこともあります。

しかし、デジタルであればそのようなことはなく、ほぼ無限に記入できます。

その上、写真位置情報などの追加情報も添付できます。

複数デバイスで閲覧・編集できる

複数デバイスで管理可能手帳だと、常にその手帳を持ち歩かなければいけませんが、デジタルであればスマホ、タブレット、パソコンなどどのデバイスでも閲覧・編集ができます

普段はスマホでサクッと予定作成をし、仕事をするときにはパソコンでしっかり確認する、といった使い方もできます。

もちろん、自分のデバイスである必要もなく、カレンダーのアカウントにログインさえすればOKです。

共有やバックアップができる

基本的にネット上に保存されるので、他の人に予定を送ったり一緒に編集したりすることができます。

また、デバイス本体を紛失してもデータは消えません

デバイスやアプリにロックがかかっていれば、中身を見られる心配もないのが隠れたメリットです。

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予定変更・繰り返し登録ができる

もちろんデジタルなので、何度でも修正ができます。

また、時間割のように同じ予定の繰り返しはボタン一つでコピーができます。

繰り返しも「毎日」「毎週」「毎月」のように設定できます。

デジタル管理の方法

ここからは、実際に私が行っているスケジュール管理術をご紹介したいと思います。

カレンダーはApple純正

IPadCalendar私はApple製品に囲まれているので、Apple純正のカレンダーに予定を登録しています。

WindowsやAndroidも使っているという人はGoogleカレンダーがおすすめです。
(iPhoneでもGoogleカレンダーは使えます)

アプリはFirstSeedCalendar

FirstSeedCalendar
iPhoneに初めから入っているカレンダーアプリでもいいのですが、より予定管理・確認のしやすい有料アプリFirstSeedCalendarを使用しています。

iPad、Macにも同じアプリを入れています。

FirstSeedCalendar
【FirstSeed Calendar】iPhone・iPadのベストカレンダーアプリ今回は、FirstSeed CalendarというiPhone・iPad向けカレンダーアプリのご紹介です。 Apple純正カレンダーを...
FirstSeed Calendar for iPad

FirstSeed Calendar

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リマインダーも併用

カレンダーは予定を管理するものです。

具体的には、時間割・職員会議・部活動などの比較的大きな時間単位のものです。

一方、仕事の中には学習プリント作成、引継ぎ書類の作成など細かいタスクが多くあります。

そのようなタスクはリマインダーに登録しています。(GoogleにもToDoがあります)

リマインダーも予定同様に、通知設定やメモ、画像添付などができるので活用してください。

リマインダー

リマインダー

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Google ToDo

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予定とリマインダーを一括管理

iPhoneのカレンダーアプリとリマインダーアプリは独立したもので、一気に予定とリマインダーを確認することができません。

しかし、先ほど紹介したFirstSeedCalendarなど一部のアプリでは、予定とリマインダーを同じ画面上に表示ができます。

これによって、一目でやるべきことが確認でき、一つのアプリで全て管理ができてしまいます。

Trelloなどもおすすめ

Trello活用タスク管理を極めたい人は、Trelloなどのタスク管理に特化したアプリもおすすめです。

私も活用法を模索しているところです。

Trello

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予定のカテゴリー分け

はじめに述べたように、教員の仕事は多岐に渡ります。

そのため、カテゴリー分けをすることでわかりやすくまとめることが大切です。

私は以下の画像のようにカテゴリー分けしています。カレンダーカテゴリー上半分が予定(カレンダー)、下半分がリマインダーのカテゴリーです。

カテゴリーには、それぞれ名前とカラーを設定できます。

カレンダーとリマインダーで同じような名前・カラーに設定すると確認しやすくなります。

具体例

私は、先ほどの画像のように予定とリマインダーをカテゴリー分けして管理しています。カレンダーカテゴリー「学校関係」には行事予定や校内分掌に関わるものを、「時間割」は授業を繰り返し登録しています。

そのほか、「部活」カテゴリーも用意しています。

また、画像を見て分かる通りプライベートな予定に関しても登録しています。


しかし、仕事中にプライベートな予定も混ざると困りますよね。

そこで、FirstSeedCalendarのカレンダーセットを使用しています。

カレンダーセットとは、自分の指定したカテゴリーのみを表示する機能です。

学校では学校用のカテゴリーのみ、休日にはプライベートカテゴリーのみ表示できます

FirstSeed Calendar for iPad

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手書きの良さも捨てがたい人はこれ

中には、手書きでまとめる良さを捨てきれないという人も多いと思います。

そんな方には、iPadのPlannerやPDF版のカレンダーを手書きアプリに読み込むのがおすすめです。

Planner

iPadのPlannerはカレンダーアプリに登録した予定を表示しつつも、ApplePencilで手書きができるアプリです。Plannerスタンプやマスキングテープ、付箋紙などもあり無料で使用できます。

Planner for iPad

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PDF版カレンダー

SonyFreeCalendariPadでないという方には、PDF版のカレンダーを手書きアプリに取り込む方法がおすすめです。

SONYが無料でカレンダーPDFを配布していますので、ダウンロードしてみてください。

PDF版教務必携

デジタル教務必携そして、もう一つおすすめなのがPDFで作られた教務必携(ティーチャーズプランナー)です。

冒頭でご紹介した教務必携をそのままデジタルにしたようなPDF版の教務必携もあります。

週予定の作成、時数集計、メモが一気にできるPDFデータです。

GoodNotes版なら付箋紙も使えるので、きれいにまとめられます。
デジタルティーチャーズプランナー

時数集計もデジタル管理

時数集計表すでに時数集計をExcelなどで管理している人も多いと思いますので、詳しくは割愛させていただきます。

まとめ

いかがでしたか?

スケジュール管理をデジタルに統一することで、より効率的かつ確実に仕事を行いましょう!

学校・教育委員会等によってBYOD(個人持ちのデバイスの使用)を禁止している場合があります。購入・使用前に、確認をお願いします。

また、個人情報の取り扱いには十分注意してください。

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