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複合機で書類をPDF化する方法

複合機でPDF作成

以前、本や資料をPDF化する方法を記事にしました。

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その記事では、スキャナーを用いる方法をご紹介したのですが、スキャナーが高価でなかなか手が出ないとの声をよく聞きました。

そこで、私がスキャナーを購入する前に行っていた方法をご紹介したいと思います。

複合機を使う

結論から言うと、以下の画像のような複合機を使います。
コニカミノルタ複合機
書類をコピーするときに使っていると思います。

しかし、複合機という名前の通り、様々な機能が搭載されているのです。

その中でも、今回は書類をスキャンしてPDF化する機能をご紹介します。

USBメモリーにPDFを保存できる

複合機の側面をよく見ていただくとUSB接続端子があると思います。

こちらにUSBメモリーを差し込みます。
複合機にUSB入力
すると、メモリー内の文書を印刷するか、読み込んだ文書をメモリーに保存するかとの確認画面が出ます。
複合機にUSB入力2
ここで、「読み込んだ文書を外部メモリーに保存する」を選択し、スタートボタンを押すとスキャンされた書類が保存されます。

なお、機種によりますが保存形式が画像形式(jpeg)か書類形式(PDF)で選べたり、スキャンの解像度を選べたりすると思います。

Wordに変換できるものも

複合機の機種によっては、PDFだけでなく、紙の書類がWordに変換できるものもあります。
文字認識でOffice化
しかし、精度はあまり高くないので大幅な手直しが必要になります。

大量にスキャンするならADFへ

数枚の資料であれば、1枚ずつスキャンすれば良いのですが、書籍などのスキャンは大変ですよね。

そこで、ADFという自動で紙を送り込んでくれるトレイに書類をセットしましょう。
ADF
すると、自動で両面スキャンをしてくれるようになります。

画像のように、A4用紙は横方向でセットすると早く終わります。

見開きにするには別ソフト

PDFになったデータは片ページずつになっています。

これを見開きにするには別のソフトが必要になります。

MacであればPDFデータを開いて、「2in1」で書き出しをすればOKです。

まとめ

この方法であれば、初期コストがほぼゼロで行えると思います。

しかし、スキャナーに比べてスキャン速度が遅いため、他の職員の迷惑にならないようお気をつけくださいね。

もっと早く、もっと大量にスキャンするようになったら、マイスキャナーの購入をおすすめします!

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