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Googleフォームで出欠確認をして一覧をスプレッドシートにまとめる方法

GoogleFormsThumbnail

朝の職員室は電話が鳴り止みません。

そう、出欠連絡の嵐です。

今の時代であればほとんどの家庭でネットが使えます。

出欠連絡もネットから行えれば大きな業務改善になるのではないかと思い、無料で使える出欠確認フォームを作ってみましたのでご紹介します。

Googleフォーム

GoogleForms9
使うのはGoogleフォームという無料サービスです。

Googleフォームはアンケートやミニテストなどに使えるサービスで、これからの教育現場でたくさんの可能性を秘めています。

アンケート結果は自動で集計され、円グラフなどでわかりやすく確認することができます。

今回は、出欠連絡をできるようなフォームを作成しました。
(試作段階なので選択肢などは要改善)

実際のフォーム

実際に私が作成したフォームの一部をご紹介します。
Googleforms1まず初めは、学校から連絡する際の連絡先(不要かもしれません)を記入。

そして、生徒の情報を記入してもらいます。

この下に進むと、体温と出欠の選択ができます。GoogleForms2このあとは、出欠の選択によって異なるページへと進みます。

欠席を選択した場合は、欠席理由を記入するページへ飛びます。GoogleForms3欠席理由ページでは、欠席理由と具体的な症状や理由について記入できます。

これで出欠連絡が終了します。

全てのフォームを試してみたい方はこちらからどうぞ
※最後に「送信」ボタンを押さなければ情報は保存されません。

結果は全てスプレッドシートへ

このフォームを通して送信されたデータはGoogleフォーム上で集計されます。GoogleForms4しかし、画像の通り出欠確認では使いづらいです。

そこで、Googleスプレッドシートに集計するように設定すると、以下のようにきれいにまとまります。GoogleForms6Googleスプレッドシートは同時閲覧に対応しているので、複数の担任が同時に確認することもできます。

以下の画像のように学年順、クラス順に並び替えることも簡単にできます。GoogleForms7

出欠確認フォームの作成方法

今回、ご紹介した出欠確認フォームは5つのセクションに分かれています。

電話番号や学年クラスなどの基本情報
欠席・遅刻・早退に応じて異なる3つのセクション
その他を記述できるセクション

画像にすると以下のようなイメージ。GoogleForms8
これを1つのフォームの中に作ります。

フォームの新規作成

まずは、Googleフォームのサイトから新規作成します。GoogleForms9GoogleForms10
新規作成すると以下のようなフォーム画面になります。GoogleForms11「無題のフォーム」がタイトルになります。

ラジオボタンと書かれたところは、アンケート形式を選ぶもので以下のような種類があります。GoogleForms12今回はプルダウンと記述式(段落)だけで作成できます。

電話番号は記述式、学年クラスなどはプルダウンで選択肢を作成していきます。

セクションの作成

続いて、回答によって異なる質問を表示できるようにします。

最初のセクションで出欠の選択まで作成したら、次のセクションを追加します。GoogleForms13

セクションとは

質問のグループのことをセクションと言い、回答内容によってセクションのスキップなどができます。

セクションが作成できたら、タイトルを変えて質問を作っていきます。GoogleForms14同じように、遅刻セクション、早退セクション、その他セクションを作成します。

全てのセクションが作成できたら、5つのセクションをつなげていきます。

回答に応じてセクションを移動させる

まず、基本情報の最後にある出欠について答える質問から設定します。

右下の 点が縦に3つ並んだボタン をおすと「回答に応じてセクションに移動」という選択肢があるので選択します。
GoogleForms17
すると、回答の横にどのセクションに移動させるか選択できるタブが出てくるので一つずつ設定しましょう。

続いて、2つ目以降のセクション(欠席・遅刻・早退)の設定です。GoogleForms18基本的には、欠席理由を入力したら終了なので、「フォームを送信」にしましょう。

「その他」の時だけ、記述できる最後のセクションに誘導します。

これでフォームの作成は終了です。お疲れ様でした。

結果をスプレッドシートに集計する

続いて、送信データを全てスプレッドシートに集計する方法です。
フォーム作成画面の「回答」タブに移動すると、右上に緑色のボタンがあります。GoogleForms19これがスプレッドシートへ集計させるボタンです。

このボタンを押し、「作成」すると自動で集計されるようになります。GoogleForms20
これで全ての作業が終了です。

私は見やすいようにスプレッドシートのヘッダーを変更したり、中央揃えにしたりしています。

まとめ

欠席連絡は電話で確認をしたほうが細かく伝わって良い、という意見もあると思います。

しかし、全ての家庭に対応できるわけではありません。

ネットで連絡された中で気になる家庭に連絡をすることで、朝の忙しい時間が少しでも楽になるのではないでしょうか。