持ち物に貼る名前シールや、ケースの中身をメモするためにラベルシールを使用される方も多いのではないでしょうか。
A-oneにはいろいろなサイズにカットされたラベルシールがあり、ExcelやWordで自力で合わせようとすると大変なことになります。
そこで、Wordのラベルシールテンプレート機能を使ってこのラベルシールに簡単に、一気に、無料で名前を印刷する方法をご紹介します。
WordにはA-oneのテンプレートがある
このラベルシールにぴったり合うように文字入力するのは至難のわざですよね。
入力して、印刷して、確認して、微調整して・・・気が遠くなります。。。
実は、そんな手間を省いてくれる素晴らしい機能が、Wordには初めから入っているのです！
その機能は「差し込み文書」タブにある「ラベルの作成」です。
このボタンをクリックすると、以下のような画面が出ます。
ここで、「ラベル」の「オプション」を選択してください。
すると、ラベル製品名と製品番号を選択できるようになります。
ラベル製品名は「A-ONE」、製品番号はラベルシールの表紙に書かれています。
印刷したい型番を選択し、「OK」ボタンをクリックすると、自動で枠が作成されます。
あとはここに記入していくだけで、きれいにシールが作成できます。
製品番号に目的の番号がない場合
しかし、まれにWordに収録されていない製品番号もあります。
今回の「73295」もありませんでした。
そのような時には、ラベルシールの表紙に書かれている寸法をもとに枠を登録できます。
これが、その寸法です。全てミリ単位になります。
この寸法をもとに、新しいラベル枠を作成します。
先ほどの、製品番号を選ぶ画面で、下の「新しいラベル」をクリックします。
すると、ラベルの大きさや余白を設定する画面になるので、寸法通りに設定します。
「垂直方向の間隔」など、A-oneラベルに書かれている寸法の書き方と異なる部分があるのでお気をつけください。
「垂直方向の間隔」=「ラベルの高さ」+「縦の余白」です。
これで、製品番号のないラベルも登録ができました。
一度作成すると、Wordに保存されるので何度も設定する必要はありません。
差し込み印刷もできる
枠は完成しましたが、複数の名前や住所を一人ずつ記入するのは大変ですよね。
実は、このラベル印刷にも差し込み印刷が可能です。
つまり、以下のようなExcelデータとして名簿や住所録があれば、全ての枠に名前や住所を飛ばすことができます。
差し込み印刷をするには、「差し込み文書」から「宛先の選択」をクリックします。
そして、「既存のリストを使用」を選択します。
すると、Excelデータを選択できるようになるので、準備しておいたデータを開きましょう。
この時、このようなポップアップが出ます。データのあるシートを選んで「OK」を押してください。
このあとは、枠内に名前などが反映されるように差し込みフィールドを設定します。
「差し込み文書」タブの「差し込みフィールドの挿入」をクリックしてください。
すると、ヘッダー（１行目）の情報が表示されるので、挿入したいデータを選択しましょう。
ここでは「氏名」を選択します。
すると、以下のように枠内に《氏名》というテキストが追加されます。
「結果プレビュー」をクリックして、《氏名》が一人目の名前に変わることを確認してください。
同じように、他の枠にもフィールドを挿入していくと、同じ名前が反映されます。
↓
データの名前を一人ずつ反映させるには、《氏名》の前に《NEXT RECORD》というルールを追加します。
すると、《NEXT RECORD》《氏名》となり、プレビューすると以下のようになります。
↓
３つ目以降も反映したい場合には、同様に《NEXT RECORD》を挿入してください。
フィールド挿入後、書式やフォントを変更すると反映されて印刷できます。
全て完成すると以下のようになります。
あとは、印刷する向きに気をつけて印刷するだけです。
A-oneの表紙の裏は練習用紙になっているので、コピーして練習すると良いと思います！
まとめ
今回は名前シールの作成を例にしましたが、封筒の宛名シールの住所なども差し込み印刷することができます。
さまざまな場面で活躍するラベルシール作りを、より効率的に行なってみてください！
